Siapa yang Meminta Keterangan Lurah atau Kepala Desa dalam Surat Tercatat?

Dalam proses perkara perdata, penyampaian panggilan kepada para pihak merupakan bagian penting dari hukum acara. Panggilan harus dilakukan secara resmi dan patut agar pihak yang berperkara mengetahui adanya proses persidangan serta dapat memenuhi kewajiban yang ditetapkan pengadilan.

Dalam kondisi tertentu, terutama ketika alamat pihak yang dipanggil tidak ditemukan, tidak lagi ditempati, atau pihak tersebut telah meninggal dunia, diperlukan keterangan dari lurah atau kepala desa setempat. Lantas, siapa yang berwenang meminta keterangan tersebut dan bagaimana mekanisme pemanggilannya?

Berikut penjelasannya.

Penyampaian Panggilan dalam Perkara Perdata

Identitas para pihak merupakan salah satu unsur penting dalam surat gugatan. Identitas tersebut mencakup informasi mengenai alamat pihak yang bersangkutan. Kejelasan alamat diperlukan agar pengadilan dapat menyampaikan panggilan atau pemberitahuan secara tepat.

Dalam hukum acara perdata, panggilan merupakan pemberitahuan resmi dari pengadilan kepada pihak yang berperkara agar hadir dan menjalankan hal-hal yang diperintahkan dalam proses persidangan. Berdasarkan Pasal 390 ayat (1) HIR, pihak yang memiliki kewenangan untuk melakukan panggilan adalah juru sita atau juru sita pengganti.

Dengan demikian, keberadaan dan alamat para pihak menjadi bagian penting dalam memastikan panggilan dapat disampaikan secara sah.

Bagaimana Jika Alamat Tergugat Tidak Diketahui?

Apabila alamat pihak yang harus dipanggil tidak diketahui, terdapat mekanisme khusus dalam hukum acara perdata. Pasal 390 ayat (3) HIR mengatur mengenai penyampaian surat jurusita terhadap orang yang tidak diketahui tempat tinggalnya atau tidak dikenal.

Ketentuan tersebut pada dasarnya memberikan mekanisme alternatif agar proses perkara tetap dapat berjalan ketika keberadaan pihak yang dipanggil tidak diketahui.

Dalam perkembangan administrasi perkara secara elektronik, mekanisme pemanggilan juga telah mengalami penyesuaian. Salah satunya melalui pemanggilan menggunakan surat tercatat bagi pihak yang tidak mempunyai domisili elektronik.

Pemanggilan Melalui Surat Tercatat

Administrasi dan persidangan secara elektronik diatur antara lain dalam PERMA 1/2019 sebagaimana telah diubah dengan PERMA 7/2022. Dalam ketentuan tersebut, domisili elektronik merupakan alamat elektronik atau layanan pesan yang telah terverifikasi dan dapat digunakan untuk menyampaikan panggilan maupun pemberitahuan.

Jika pihak yang akan dipanggil tidak mempunyai domisili elektronik, penyampaian panggilan dapat dilakukan melalui surat tercatat.

Surat tercatat sendiri merupakan surat yang ditujukan kepada penerima dan memiliki bukti penerimaan yang mencantumkan tanggal diterimanya surat tersebut.

Mekanisme lebih lanjut mengenai pemanggilan melalui surat tercatat diatur dalam SEMA 1/2023 tentang Tata Cara Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat.

Kapan Keterangan Lurah atau Kepala Desa Dibutuhkan?

Dalam kondisi tertentu, surat tercatat tidak dapat disampaikan karena alamat pihak yang dituju tidak ditemukan, pihak tersebut sudah tidak tinggal di alamat tersebut, atau pihak yang bersangkutan telah meninggal dunia.

Dalam keadaan seperti itu, SEMA 1/2023 mengatur bahwa kondisi tersebut harus dibuktikan melalui keterangan dari lurah atau kepala desa, termasuk aparat kelurahan atau desa setempat.

Keterangan tersebut diperlukan untuk memastikan kondisi sebenarnya mengenai alamat atau keberadaan pihak yang hendak dipanggil.

Artinya, keterangan lurah atau kepala desa bukan sekadar dokumen tambahan, tetapi menjadi bagian yang dapat digunakan untuk menjelaskan mengapa surat panggilan tidak dapat disampaikan kepada pihak yang dituju.

Siapa yang Meminta Keterangan Lurah atau Kepala Desa?

Pertanyaan yang sering muncul adalah apakah penggugat sendiri yang harus mengurus keterangan tersebut atau justru menjadi kewenangan pengadilan.

Berdasarkan ketentuan PERMA 7/2022, juru sita atau juru sita pengganti mempunyai tugas dalam penyampaian panggilan dan pemberitahuan kepada para pihak. Apabila pihak yang dipanggil tidak mempunyai domisili elektronik, panggilan dapat dilakukan melalui surat tercatat.

Sementara itu, SEMA 1/2023 mengatur tata cara penyampaian surat tercatat tersebut.

Dengan memperhatikan mekanisme tersebut, juru sita atau juru sita pengganti yang berwenang meminta keterangan dari lurah atau kepala desa setempat apabila alamat pihak yang bersangkutan tidak ditemukan, pihak tersebut tidak lagi tinggal di alamat tersebut, atau telah meninggal dunia.

Jadi, pengurusan keterangan tersebut pada prinsipnya tidak dibebankan kepada penggugat untuk mengurus sendiri.

Apa Isi Keterangan dari Lurah atau Kepala Desa?

Keterangan dari lurah atau kepala desa diperlukan untuk menjelaskan keadaan pihak yang menjadi tujuan pemanggilan.

Misalnya, hasil penyampaian surat tercatat menunjukkan bahwa alamat penerima tidak ditemukan. Dalam laporan penyampaian tersebut dapat dicantumkan informasi mengenai keterangan yang diperoleh dari lurah, kepala desa, atau aparat kelurahan/desa setempat.

Keterangan tersebut kemudian menjadi bagian dari laporan juru sita kepada majelis hakim mengenai kondisi pihak yang dipanggil.

Hal ini penting karena hakim perlu mengetahui alasan mengapa panggilan tidak dapat disampaikan secara langsung kepada pihak yang bersangkutan.

Apa yang Terjadi Setelah Alamat Tidak Ditemukan?

Apabila keterangan dari lurah atau kepala desa menyatakan bahwa pihak yang dituju memang tidak ditemukan, sudah tidak tinggal di alamat tersebut, atau keberadaannya tidak diketahui, proses pemanggilan dapat dilanjutkan menggunakan mekanisme panggilan umum.

Panggilan umum bertujuan memberikan kesempatan kepada pihak yang bersangkutan untuk mengetahui adanya perkara yang sedang berlangsung.

Pelaksanaannya dapat dilakukan melalui situs web pengadilan dan papan pengumuman pengadilan. Dalam kondisi tertentu, pengumuman juga dapat dilakukan melalui papan pengumuman pemerintah daerah atau media lain sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan mekanisme tersebut, perkara tetap dapat diproses meskipun keberadaan pihak yang dipanggil belum diketahui.

Tahapan Pemanggilan melalui Surat Tercatat

Secara sederhana, mekanisme yang berkaitan dengan kondisi tersebut dapat dipahami melalui beberapa tahapan berikut:

1. Pengadilan menentukan pihak yang harus dipanggil berdasarkan perkara yang sedang diperiksa.
2. Juru sita atau juru sita pengganti melakukan pemanggilan sesuai mekanisme hukum acara.
3. Jika pihak tidak memiliki domisili elektronik, panggilan disampaikan melalui surat tercatat.
4. Apabila alamat tidak ditemukan atau pihak tidak lagi tinggal di alamat tersebut, dilakukan penelusuran sesuai mekanisme yang berlaku.
5. Keterangan lurah, kepala desa, atau aparat setempat digunakan untuk menerangkan kondisi alamat atau keberadaan pihak.
6. Jika pihak tetap tidak diketahui keberadaannya, pemanggilan dapat dilanjutkan melalui panggilan umum.

Mekanisme tersebut bertujuan menjaga agar proses persidangan tetap berjalan sekaligus memberikan kepastian mengenai upaya pengadilan dalam memanggil pihak yang bersangkutan.

Kesimpulan

Jadi, pihak yang berwenang meminta keterangan lurah atau kepala desa dalam proses pemanggilan melalui surat tercatat adalah juru sita atau juru sita pengganti. Keterangan tersebut diperlukan ketika alamat pihak yang dipanggil tidak ditemukan, pihak tidak lagi tinggal di alamat tersebut, atau pihak telah meninggal dunia.

Keterangan dari aparat kelurahan atau desa kemudian menjadi bagian dari laporan mengenai hasil pemanggilan. Jika berdasarkan keterangan tersebut keberadaan pihak tidak diketahui, pengadilan dapat meneruskan proses melalui mekanisme panggilan umum sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan demikian, penggugat pada dasarnya tidak perlu secara mandiri meminta surat keterangan tersebut kepada lurah atau kepala desa karena proses tersebut berkaitan dengan pelaksanaan tugas juru sita dalam menyampaikan panggilan pengadilan.

Dasar Hukum

Dasar hukum yang dapat dijadikan rujukan antara lain Herzien Inlandsch Reglement (HIR), Peraturan Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2019 tentang Administrasi Perkara dan Persidangan di Pengadilan Secara Elektronik, PERMA Nomor 7 Tahun 2022, SEMA Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Cara Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat, serta Keputusan Ketua Mahkamah Agung Nomor 363/KMA/SK/XII/2022 tentang petunjuk teknis administrasi dan persidangan perkara secara elektronik.

Referensi: M. Yahya Harahap, Hukum Acara Perdata tentang Gugatan, Persidangan, Penyitaan, Pembuktian, dan Putusan Pengadilan, Cetakan Kedua, Jakarta: Sinar Grafika, 2019. Materi juga mengacu pada HIR, PERMA 1/2019, PERMA 7/2022, SEMA 1/2023, dan Keputusan Ketua Mahkamah Agung Nomor 363/KMA/SK/XII/2022.