Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking oleh Notaris

Dalam praktik hukum di Indonesia, istilah legalisir, legalisasi, dan waarmerking sering digunakan secara bergantian. Padahal, ketiganya memiliki pengertian dan konsekuensi hukum yang berbeda. Memahami perbedaan tersebut penting, terutama bagi masyarakat yang akan mengurus dokumen atau perjanjian di hadapan notaris.

Notaris sebagai pejabat umum menjalankan kewenangannya berdasarkan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014. Salah satu kewenangan notaris adalah melakukan legalisasi maupun pendaftaran surat di bawah tangan (waarmerking).

Legalisir dan Legalisasi Memiliki Makna yang Sama

Secara bahasa, legalisasi merupakan bentuk baku dari kata legalisir sebagaimana tercantum dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Oleh karena itu, kedua istilah tersebut merujuk pada tindakan yang sama.

Dalam ketentuan Pasal 15 ayat (2) huruf a UU Jabatan Notaris, notaris berwenang mengesahkan tanda tangan serta memberikan kepastian tanggal terhadap surat di bawah tangan dengan mencatatkannya ke dalam buku khusus.

Praktiknya, surat atau perjanjian telah disusun terlebih dahulu oleh para pihak. Namun, penandatanganannya dilakukan di hadapan notaris. Setelah itu, notaris akan mengesahkan tanda tangan, menetapkan tanggal penandatanganan, dan mencatat dokumen tersebut ke dalam buku legalisasi.

Dengan demikian, notaris dapat memastikan bahwa:

• para pihak benar-benar menandatangani dokumen di hadapannya;
• tanggal yang tercantum merupakan tanggal penandatanganan yang sebenarnya;
• dokumen telah didaftarkan dalam buku legalisasi.

Tanggal penandatanganan tersebut menjadi dasar lahirnya hak dan kewajiban hukum para pihak. Dalam proses ini, tanggung jawab notaris terbatas pada pengesahan tanda tangan, kepastian tanggal, serta pencatatan dokumen, bukan terhadap isi perjanjian yang dibuat para pihak.

Pengertian Waarmerking

Berbeda dengan legalisasi, waarmerking diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b UU Jabatan Notaris. Ketentuan ini memberikan kewenangan kepada notaris untuk membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftarkannya dalam buku khusus yang dikenal sebagai Buku Pendaftaran Surat di Bawah Tangan.

Pada waarmerking, surat telah selesai dibuat dan telah ditandatangani terlebih dahulu oleh para pihak sebelum dibawa kepada notaris. Penandatanganan tersebut dapat dilakukan beberapa hari bahkan beberapa minggu sebelum proses pendaftaran.

Setelah menerima dokumen, notaris hanya melakukan pencatatan atau registrasi terhadap surat tersebut tanpa menyaksikan proses penandatanganannya.

Tujuan waarmerking adalah memberikan bukti bahwa pada waktu tertentu telah terdapat suatu surat atau perjanjian yang didaftarkan kepada notaris. Hal ini dapat membantu mengurangi kemungkinan adanya penyangkalan mengenai keberadaan dokumen tersebut di kemudian hari.

Berbeda dengan legalisasi, hak dan kewajiban para pihak dalam waarmerking lahir pada saat surat ditandatangani oleh para pihak, bukan pada saat didaftarkan kepada notaris.

Perbedaan Utama Legalisasi dan Waarmerking

Meskipun sama-sama berkaitan dengan surat di bawah tangan, terdapat beberapa perbedaan mendasar antara legalisasi dan waarmerking.

Pentingnya Memilih Prosedur yang Tepat

Pemilihan antara legalisasi dan waarmerking bergantung pada kebutuhan para pihak. Apabila diperlukan kepastian bahwa tanda tangan dilakukan langsung di hadapan notaris, maka legalisasi merupakan pilihan yang tepat.

Sebaliknya, apabila dokumen telah selesai dibuat dan hanya membutuhkan bukti bahwa dokumen tersebut telah didaftarkan pada notaris, maka waarmerking dapat digunakan.

Dengan memahami perbedaan tersebut, masyarakat dapat menentukan layanan kenotariatan yang sesuai dengan kebutuhan hukumnya sekaligus memperoleh kepastian administrasi atas dokumen yang dimiliki.

Kesimpulan

Legalisir dan legalisasi pada dasarnya memiliki arti yang sama, yaitu pengesahan tanda tangan dan kepastian tanggal oleh notaris terhadap surat di bawah tangan yang ditandatangani di hadapannya. Sementara itu, waarmerking merupakan tindakan notaris berupa pencatatan surat yang sebelumnya telah ditandatangani oleh para pihak tanpa menyaksikan proses penandatanganannya.

Perbedaan utama keduanya terletak pada waktu penandatanganan dokumen dan ruang lingkup kewenangan notaris. Oleh karena itu, memahami karakteristik masing-masing layanan sangat penting agar dokumen yang dibuat memperoleh perlindungan hukum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Sumber:

• Hukumonline. Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking oleh Notaris. https://www.hukumonline.com/klinik/a/perbedaan-legalisir--legalisasi-dan-waarmerking-oleh-notaris-lt4fd189391c2ca
• Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.
• Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.
• Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Daring. Legalisasi. https://kbbi.kemdikbud.go.id/