Pengertian dan Dasar Hukum Apostille di Indonesia

Apostille adalah mekanisme pengesahan dokumen publik yang memudahkan penggunaan dokumen resmi suatu negara di negara lain tanpa melalui proses legalisasi berjenjang. Sejak Indonesia menjadi negara peserta Konvensi Apostille 1961, masyarakat yang hendak menggunakan dokumen di luar negeri dapat memanfaatkan layanan apostille sebagai bentuk penyederhanaan administrasi. Saat ini, penyelenggaraan layanan apostille di Indonesia diatur dalam Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille.

Pengertian Apostille

Apostille merupakan tindakan untuk mengesahkan keaslian tanda tangan pejabat, cap, dan/atau segel resmi yang terdapat pada suatu dokumen publik berdasarkan proses verifikasi oleh instansi yang berwenang. Perlu dipahami bahwa apostille bukan mengesahkan isi dokumen, melainkan hanya mengonfirmasi bahwa tanda tangan, cap, atau segel yang tercantum pada dokumen tersebut benar berasal dari pejabat yang berwenang.

Di Indonesia, kewenangan penyelenggaraan layanan apostille berada pada Menteri Hukum melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU). Dengan adanya layanan ini, masyarakat tidak lagi harus melalui proses legalisasi dokumen secara bertingkat pada berbagai instansi sebagaimana praktik sebelum Indonesia meratifikasi Konvensi Apostille.

Dasar Hukum Apostille di Indonesia

Penerapan apostille di Indonesia memiliki landasan hukum yang jelas, yaitu:

1. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan The Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.
2. Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille.
3. The Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents atau Konvensi Apostille 1961.

Melalui pengesahan konvensi tersebut, Indonesia menjadi bagian dari negara-negara yang saling mengakui legalisasi dokumen publik menggunakan sertifikat apostille. Dengan demikian, dokumen publik dari Indonesia dapat digunakan di negara peserta konvensi tanpa memerlukan legalisasi tambahan dari perwakilan diplomatik atau konsuler, sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku.

Dokumen yang Dapat Diberikan Apostille

Berdasarkan Permenkum Nomor 50 Tahun 2025, layanan apostille dapat diberikan terhadap berbagai dokumen publik yang diterbitkan di Indonesia untuk digunakan di negara peserta Konvensi Apostille.

Beberapa jenis dokumen yang dapat memperoleh apostille antara lain:

• dokumen yang diterbitkan oleh pengadilan atau lembaga peradilan;
• dokumen administrasi pemerintahan;
• akta atau dokumen yang dibuat oleh notaris;
• sertifikat resmi yang dilekatkan pada dokumen privat, seperti pengesahan tanda tangan atau pencatatan tanggal tertentu.

Contoh dokumen yang sering diajukan untuk apostille meliputi:

• ijazah dan transkrip nilai;
• akta kelahiran;
• akta perkawinan;
• surat kuasa;
• akta notaris;
• surat keterangan catatan kepolisian (SKCK);
• dokumen perusahaan tertentu sesuai ketentuan.

Dokumen yang Tidak Dapat Diapostille

Tidak semua dokumen dapat memperoleh sertifikat apostille. Permenkum Nomor 50 Tahun 2025 mengecualikan beberapa jenis dokumen, yaitu:

• dokumen yang ditandatangani oleh pejabat diplomatik atau konsuler;
• dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan perdagangan atau kepabeanan;
• dokumen yang diterbitkan oleh kejaksaan sebagai lembaga penuntutan sebagaimana diatur dalam Perpres Nomor 2 Tahun 2021.

Pengecualian tersebut bertujuan menyesuaikan ruang lingkup penerapan Konvensi Apostille yang memang tidak mencakup seluruh jenis dokumen publik.

Cara Mengajukan Apostille

Permohonan apostille diajukan kepada Menteri Hukum melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum secara elektronik melalui AHU Online.

Dalam proses pengajuan, pemohon harus mengisi formulir yang memuat antara lain:

• identitas pemohon;
• identitas penerima kuasa apabila dikuasakan;
• negara tujuan penggunaan dokumen;
• jenis dokumen yang diajukan;
• identitas dokumen;
• nama pejabat penandatangan dokumen;
• instansi penerbit dokumen.

Selain formulir, pemohon juga wajib mengunggah dokumen pendukung berupa:

• kartu identitas;
• surat kuasa beserta identitas kuasa apabila menggunakan kuasa;
• dokumen yang akan diajukan untuk memperoleh apostille.

Permohonan dapat diajukan terhadap dokumen fisik maupun dokumen elektronik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Proses Verifikasi Dokumen

Setelah permohonan dinyatakan lengkap, Ditjen AHU melakukan proses verifikasi terhadap dokumen yang diajukan. Tahapan ini bertujuan memastikan bahwa dokumen benar-benar memenuhi persyaratan untuk memperoleh apostille.

Verifikasi meliputi:

• kecocokan data pada formulir dengan dokumen pendukung;
• kesesuaian nama pejabat, jabatan, tanda tangan, cap, dan segel resmi dengan basis data spesimen Ditjen AHU;
• keabsahan tanda tangan elektronik apabila dokumen diajukan dalam bentuk elektronik.

Berdasarkan Permenkum Nomor 50 Tahun 2025, proses verifikasi dilaksanakan paling lama tiga hari kerja sejak permohonan dinyatakan lengkap.

Alasan Permohonan Apostille Ditolak

Permohonan apostille dapat ditolak apabila hasil verifikasi menunjukkan adanya ketidaksesuaian, misalnya:

• data pada formulir tidak sesuai dengan dokumen yang diunggah;
• tanda tangan atau cap pejabat tidak sesuai dengan spesimen yang tersimpan pada basis data Ditjen AHU;
• tanda tangan elektronik tidak sah.

Apabila permohonan ditolak, pemohon tetap memiliki kesempatan untuk mengajukan kembali permohonan setelah memperbaiki kekurangan atau ketidaksesuaian yang ditemukan.

Penerbitan Sertifikat Apostille

Apabila seluruh persyaratan telah terpenuhi, pemohon akan memperoleh pemberitahuan untuk melakukan pembayaran biaya sesuai ketentuan mengenai Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) di lingkungan Kementerian Hukum.

Setelah pembayaran dikonfirmasi, sertifikat apostille diterbitkan dan dapat diambil pada loket pelayanan apostille di kantor pusat maupun kantor wilayah Kementerian Hukum. Untuk dokumen elektronik, sertifikat diterbitkan dalam bentuk e-Apostille yang dilekatkan secara elektronik pada dokumen.

Sertifikat tersebut menjadi bukti bahwa tanda tangan, cap, atau segel resmi pada dokumen telah diverifikasi oleh otoritas yang berwenang di Indonesia sehingga dapat digunakan di negara peserta Konvensi Apostille.

Kesimpulan

Apostille merupakan bentuk penyederhanaan legalisasi dokumen publik untuk keperluan penggunaan di luar negeri. Di Indonesia, layanan ini diselenggarakan berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 dan Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025. Melalui sistem apostille, masyarakat tidak lagi harus menempuh proses legalisasi berlapis pada berbagai instansi, sehingga penggunaan dokumen publik di negara peserta Konvensi Apostille menjadi lebih cepat, efisien, dan memberikan kepastian hukum.

Referensi

Artikel ini disusun dengan ketentuan dalam Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan The Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille, The Hague Conference on Private International Law (HCCH) – Apostille Convention (1961), serta artikel "Pengertian dan Dasar Hukum Apostille" yang diterbitkan oleh Hukumonline sebagai bahan referensi dan perbandingan.